この記事にたどりついた方はもしかしたら「自分は人より仕事が遅い…」と悩んでいるのではないでしょうか？
私は社会人になって９年目ですが、少し前まで「自分は仕事が遅くて周りに迷惑かけている」と悩んでいました。
しかし、最近取引先の人に「仕事早いですね！」と褒められ、「こうすれば仕事が早いと言われるのか！」とようやく仕事が早い人の行動が分かるようになってきました。
そこで今回は「仕事が遅い」と悩んでいた私が、「仕事が早い」と言われるためにしてきた対処法を紹介していきます。
仕事が遅い人の特徴
まずは、仕事の遅い人の特徴を考えていきましょう。
私の以前は、仕事の遅い人の特徴に当てはまるような仕事の進め方をしていました…。
しかし、今ではその特徴が仕事を遅くしている原因だと気づけたので、少しずつ改善出来ています。
どうして仕事が遅いのかが分かれば、仕事が早い人に１歩近づけるはずです。
①パソコンスキルが低い
パソコンを使わない仕事をしている人には関係ない話になってしまいますが…
多くの人がパソコンを使って仕事をしていると思います。
パソコンのタイピングのスピードが遅かったり、パソコンを使い慣れていなくて使い方を調べながら作業していたら、パソコンを使い慣れている人よりも単純に作業のスピードが遅くなってしまいます。
パソコンを使わない仕事をしている人でも、例えば仕事で使う機械の使い方に詳しくないと作業のスピードは落ちてしまいますよね。
タイピングが遅いからといって、一つのメールを返すのに遅い人と速い人で1分くらいしか違いがないかもしれませんが、そのちょっとの作業スピードの違いも積み重なれば、最終的には大きな違いとなって現れてきます。
②スケジュールを立てていない
仕事が遅い人は、スケジュールを立てずに、目についた仕事を手あたり次第進めていってしまっている場合が多いです。
そうすると、先にやらなければいけなかった仕事を後回しにしてしまったり、一つの作業が終わっていないのに、目についた次の作業に取り掛かってしまったりと、効率の悪い仕事の進め方になってしまいます。
スケジュールを立てていないと、後からその日にやるべきことを思い出したり、やるべき仕事が思っていたより時間がかかってしまったりして残業することになり、結果「仕事の遅い人」になってしまいます。
③完璧主義者
仕事を完璧にこなすことは良いことですが、完璧を求めすぎるといつまでたっても仕事は終わりません。
ミスなく丁寧に仕事をすることは大切ですが、クオリティの差がほとんど出ないような細かいところまで全て完璧にこなそうとしすぎるのは、仕事が遅い原因になってしまいます。
④整理整頓が出来ない
整理整頓が出来ていないと、何か必要な資料があった場合、散乱した資料の中から必要なものをいちいち探さなければいけません。
また、整理整頓が出来ていないと物を無くすリスクも高いので、必要な書類を無くして、また作り直さなければいけないといった手間もかかってしまう可能性もあります。
⑤報告・連絡・相談が出来ていない
仕事の進捗状況の報告や相談が出来ていないと、間違った進め方をしていてもそれに気づけず、効率の悪いやり方で進めてしまっているかもしれません。
また、分からないことがあった場合にすぐに相談できていないと、ずっと一人で悩み続けて仕事が進まない…といったことも起きてしまいます。
仕事が遅い人が早くなるための対処法
仕事が遅い人の特徴が理解出来たら、後はその特徴を改善していけば良いだけです。
私が「仕事が早い」と言われるために取り組んだ対処法をまとめてみたので、ぜひ出来ることから実践してみてください。
①パソコンスキルを上げる
パソコンを使った仕事をしている人の場合は、まずはタイピングスピードをあげましょう。
これだけでグンと仕事のスピードがあがります。
ネットで探してみると無料で出来るタイピングゲームは結構あります。
(こちらのサイト⇒【Neutral タイピングゲーム】には面白そうなタイピングゲームが沢山ありました！)
私も無料ゲームでたくさん遊んでタイピングが早くなりました。
タイピングが遅いと感じている人はぜひタイピングゲームで遊んで、スピードを上げてみましょう。
また、パソコン作業が早くなるためにはショートカットキーを使うのも有効です。
例えば、コピーするのは「Ctrl+C」ペーストは「Ctrl+V」など自分の仕事でよく使う作業は、ショートカットキーを覚えるようにしましょう。
仕事が早くなる第一歩として基本的なパソコンスキルを伸ばしていくと良いと思います。
②１日のスケジュールをしっかり立てる
私は以前、細かいスケジュールを立てずに仕事を進めていました。
結果いろんな仕事に手を付けてしまって効率の悪い進め方になってしまっていました。
そこで、時間を細かく設定して１日のスケジュールを立てるようにした結果、仕事がはかどり効率よく進められるようになりました。
スケジュールを立てる際のポイントはこちら
- 今日やるべきことを把握して優先順位をつける
- 作業を細分化して細かく時間を設定する
- 余裕をもって仕事をする
- 残業はしない前提でスケジュールを立てる
今日やるべき仕事と優先順位は必ず把握しておきましょう。
優先順位をきちんと把握していれば、効率よく仕事が進められるので、やらなければならないことが終わらないといった事態も避けられます。
そして、出来るだけ作業を細分化して、それぞれの作業ごとにかけられる時間を設定していきましょう。
「この作業は１時間以内に終わらせる！」と決めておけば、だらだらと作業をすることもなく集中して取り組めるようになります。
さらにスケジュールを組む際は、期日より早めに終わるように設定しておきましょう。
もし、どうしても仕事量が多くて期日までに終わらない…となってもスケジュールをあらかじめ立てておけば、事前に上司に相談することが出来ます。
そして、スケジュールを組む際に大切なのが、定時までに終わらせられるようにすること。
終わらなければ残業すればよいと思っていると、ダラダラと作業してしまい、一つ一つの仕事を終わらすのに時間がかかってしまいます。
スケジュールをしっかりと立てて、予定通り仕事が終わるよう集中して作業をすると、効率よく早く仕事が進められます。
③やることをリスト化する
スケジュールを立てた後は、やることをリスト化して見える場所に置いておくと良いです。
私は、一日のスケジュールをリスト化して紙に書いて、机の上の常に見えるところに置いています。
そして、作業が終わったら終わった作業に線を引いて消していくようにしています。
リスト化して常に見える状態にしておくことで、次に何をやればいいのか考える時間を短縮することが出来ます。
パソコンでTo Doリストを作ってもいいですが、私は紙に書いた方が頭が整理されて、今日やるべきことが理解出来るので、手書きで作っています。
④仕事に取り掛かる前に準備をする
資料や何かツールが必要な仕事の場合は、その仕事に取り掛かる前に必要なものを揃えておくようにしましょう。
例えば、ある書類を作るのに、過去のデータの書かれた資料が必要な場合は、その資料を取り掛かる前に揃えておきます。
必要なものをその都度どこにあるか探していると、探す度に作業の手が止まってしまうので、効率が悪くなってしまいます。
仕事に取り掛かる前に、必要なものを全て揃え一気に終わらせてしまった方が、集中出来るので効率も良くなります。
⑤整理整頓をする
机の上が整理整頓されていれば、必要なものがあった時もすぐに取り出すことが出来、仕事をスムーズに進めることが出来ます。
机の上だけでなく、パソコンの中のファイルやメールBOXもきちんと整理しておくと良いと思います。
そうすることで、メールが埋もれてしまって返信が遅くなってしまったり、作成したファイルが見つからなくて探すのに時間がかかってしまったりすることも防ぐことが出来ます。
⑥メールはすぐに返信をする
私は、メールは気づいたらすぐに返信するようにしています。
もし、すぐに回答できないようなないようだとしても「確認でき次第連絡します。」など、内容を確認したことが相手にも分かるように返信しておくと良いと思います。
「どうやって返信しよう？」「後で返信した方がいいかな？」など悩んでいると、時間がどんどん過ぎていってしまいます。
返信しておけば、一旦そのメールについて考えなくても良くなり、次の仕事に集中して取り掛かることが出来ます。
⑦細かいところを気にして悩みすぎない
私が仕事が遅い原因の一つが「悩みすぎてしまうこと」でした。
メールの返信一つとっても「この回答でいいのかな？」「言葉遣い変じゃないかな？」と細かいところまで気にして悩んでしまい、時間をかけてしまっていました。
しかし、仕事を任せられている以上ある程度は自分で決断力をもって進めていかなければなりません。
私は、細かいところを気にしすぎて悩んでしまわないように「この部分はこのクオリティまで出来ていればOK！後は気にしない！」と自分でルールを決めて進めていくことにしました。
そうすることで悩む時間が減り、期日よりも早く仕事を終わらせられるようになりました。
⑧分からないこと・出来ないことはすぐに相談する
私は以前分からないことがあっても「こんなこと聞いたら仕事出来ない人と思われるかな？」と相手からどう思われるかを気にして、なかなか質問出来ずにいました。
しかし、質問しないといつまでたってもその問題は解決しないし、それ以上仕事が進められなくなります。
それに分からないまま進めてしまうと、後々間違っていて上司に怒られてしまうなんてことにもなりかねません。
当たり前の事かもしれませんが、私は分からないことを相談できるようになって、仕事のスピードが格段にアップしました。
質問することで、自分の知識も増え、より効率よく仕事が出来るようになります。
自分は恥ずかしいと思って聞けないことでも、勇気を持って聞いてみると、案外相手は気にしていないし、すんなりと解決策が見つかったりします。
分からないこと、出来ないことは自分で抱え込まずに積極的に相談するようにしましょう。
⑨創意工夫をする
指示されたことを指示通りこなしたり、決められたやり方を守ることは確かに大切ですが、そのままやっていると効率が悪いということが多々あります。
「仕事が早い」と言われるためには、指示された仕事を自分なりにかみ砕いて、どうやれば効率良くやれるか工夫していく必要があります。
従来のやり方に縛られすぎるのではなく、自分なりにやりやすい方法はないのか常に考えながら仕事をする必要があります。
まとめ：「仕事が遅い」とは言わせない！工夫次第で早くなる
今回紹介した内容を明日から一気に改善しようとするのは無理かもしれませんが、一つ一つ順番に取り組んでいくことは出来るはずです。
私もこれまで紹介してきたような内容をちょっとずつ取り組む事で、自分なりに仕事が早く出来る方法を探してきました。
ちょっとした工夫で「仕事が遅い…」という悩みも少しずつ改善されるはずです。
人それぞれ性格や得意なことも違うので、私のやり方が全て当てはまるわけではないとは思いますが、少しでも参考にして、ぜひ自分なりの効率の良い仕事の仕方を見つけてみてくださいね！
